Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Bürokommunikation Erfahrungen in der Verbandsarbeit/im Verbandswesen wünschenwert Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Office Management zwingend erforderlich Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Organisationsgeschick, Hands-on-Mentalität und Teamfähigkeit Kommunikationsstärke sowie ein souveränes, professionelles und freundliches Auftreten Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Die Hauptziele der Team- und Büroassistenz liegen nicht nur in der organisatorischen und administrativen Tätigkeit, sondern auch in der referatsübergreifenden Arbeit. Die Verantwortlichkeiten der Team- und Büroassistenz umfassen die Organisation und Koordination des alltäglichen Geschäftsverkehrs und bilden die Schnittstellenfunktion zu den Referaten der Landesgeschäftsstelle. Die Team- und Büroassistenz bekommt Aufgaben zugeteilt, für die sie eine große Verantwortung trägt, da sie die Ausführung von Aufträgen übernimmt und dafür zuständig ist, dass alle Vorgänge reibungslos laufen. Selbstständige und verantwortungsbewusste Abwicklung der täglichen Büroadministration Organisation und Planung von Sitzungen, inhaltliche Zuarbeit und Unterstützung für Sitzungen der Geschäftsführung und des Vorstands/Ausschüsse und Konferenzen Erstellung von Sitzungsprotokollen Sorgfältige Dokumentation und Ablage sowie Archivierung/Digitalisierung von Dokumenten Erledigung des allgemein anfallenden Schriftverkehrs Planung und Koordinierung von Terminen Entgegennahme von Telefonaten und Weiterleitung der Information (referatsübergreifend) Unterstützung des Teams und der zuständigen Vorgesetzten bei allen anfallenden Aufgaben Organisation und Buchung von Dienstreisen und Unterkünften der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Veranstaltungen sowie Teilnahme bei Bedarf Verantwortung für die Büroausstattung und den Geschäftsbedarf Verwaltung der ein- und ausgehenden Post Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen Teilnahme an Seminaren für die fachliche Weiterbildung