Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder Office Management, Kenntnisse im Personalwesen sind von Vorteil Sehr gute kommunikative Fähigkeiten; sehr gutes Ausdrucksvermögen auch in englischer Sprache in Wort und Schrift Ausgezeichnete PC-Kenntnisse (insbesondere Word, Outlook, Excel, PowerPoint, SAP) Sehr gute Teamfähigkeit, Sozial- und Problemlösungskompetenz, Flexibilität und Motivation Hohes Bewusstsein für Verantwortung, Vertraulichkeit und Loyalität Selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise, sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement

Die Stelle im Überblick Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe (nicht kaufmännische Freigabe) Terminmanagement: hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit für teils komplexe Koordination von Terminen - inklusive Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung von Unterlagen, Terminbegleitung/Protokollierung), eigenverantwortliches Arbeiten Vorgangsmanagement: Selbstständige Bearbeitung von Post und Vorgängen aus dem Postfach, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Überwachung von Vorgängen und Fristencontrolling, strukturierte Datenablage Professionelle Kommunikation (telefonisch und schriftlich) mit externen und internen Anfragenden in deutscher und englischer Sprache (telefonisch und schriftlich) sowie Vorbereitung von schriftlicher Korrespondenz Unterstützung bei bestimmten Projektthemen (Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfung) und kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen innerhalb des Sekretariats und im Kontext als Schnittstelle innerhalb des Geschäftsbereiches Koordination von Studierenden, Auszubildenden und Praktikantinnen und Praktikanten innerhalb des Geschäftsbereiches Federführend in der Ausgestaltung der Umstellung der Serviceleistung für internationale Mitarbeitende Unterstützung beim Onboarding Danach suchen wir Abgeschlossene (kaufmännische)